Depuis quelques années déjà l’informatique et certaines de ses technologies associées sont apparues dans l’environnement des bureaux. Bien sûr, l’informatique est utilisée depuis une vingtaine d’années et il y a donc longtemps que les entreprises, à des degrés divers, en connaissent les avantages… et les inconvénients! Là n’est pas l’innovation. Le fait nouveau est que l’informatique s’intéresse non seulement aux activités traditionnelles de l’organisation dans son ensemble mais également – depuis peu – aux activités des bureaux eux-mêmes, c’est-à-dire à des cellules de l’organisation plus ou moins autonomes. Qu’est-ce alors que la « bureautique »? Quels sont ses principaux domaines d’application?

Comme souvent lorsqu’un concept est d’origine récente, il est difficile d’en donner une définition simple et précise qui satisfait tout le monde. Les frontières de la bureautique sont encore difficiles à cerner.

Jean-Paul de Blasis

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Que cache l’iceberg bureautique? – Suite de la première page

La bureautique est autant concernée par les conséquences humaines et sociales qu’elle entraîne, que par les outils et procédures qu’elle met en jeu.

C’est pourquoi on peut proposer la définition suivante: « On appelle bureautique l’assistance à divers travaux de bureau procurée par des moyens et des procédures faisant appel aux techniques de l’informatique, des télécommunications et de l’organisation administrative. »

A notre avis, il faut considérer la bureautique comme un tout cohérent, c’est-à-dire comme un ensemble de moyens technologiques, de procédures administratives.

Dans cette perspective, la bureautique peut s’appliquer à:

• la préparation de documents: domaine du traitement des textes et des images;
• l’assistance à l’échange d’informations entre les personnes: domaine des (télé)communications de bureau;
• l’aide à la décision : domaine des systèmes interactifs d’aide à la décision;
• la manipulation de données numérique et textuelles: domaine de l’informatique traditionnelle;
• la gestion des emplois du temps: domaine de l’agencement des travaux;
• la diffusion de documents imprimés: domaine de la reproduction;
• l’archivage et l’accès de « dossiers »: domaine du classement automatisé ou manuel;
• le suivi des processus de secrétariat: domaine de la modélisation de procédures;
• l’architecture intérieure des bureaux: domaine des équipements de bureau traditionnels ou automatisés;
• la sécurité et le contrôle des activités: domaine de l’organisation et de l’audit des bureaux.

Le traitement de texte, sommet de l’iceberg bureautique

Nous sommes personnellement convaincu que le traitement de texte n’est que le sommet de l’iceberg bureautique.

Notons au passage que le domaine suivant qui est en train de prendre de plus en plus d’importance dans les bureaux équipés de matériels est celui de la télécommunication (télématique: courrier électronique, télécopie, téléconférence, transmission d’images et de graphiques, communications téléphoniques, vocales, etc.).

C’est essentiellement l’aspect « gestion des textes » qui a retenu l’attention de nombreux organismes… et constructeurs, puisque le marché en est là pour l’instant. Diverses expressions sont employées pour faire état de l’utilisation de technologies informatiques – souvent avancée – dans la saisie, la mémorisation, la manipulation, l’édition et la diffusion « d’informations textuelles » ou plus simplement « textes » tels que lettres, mémos, contrats, rapports, documentation, etc.

Rappelons que c’est dès 1964 que ce concept est apparu chez IBM, en Allemagne, avec l’expression « Textverarbeitung ». Cette expression a été reprise aux USA sous le vocable « Word Processing », qui est revenu en France avec le « traitement des mots », puis plus récemment avec les expressions « elation écrite », et « traitement de texte ».

Le traitement de texte vise donc à faciliter la production de documents imprimés comprenant aussi bien des textes courts tels que des lettres, mémos, contrats, etc. que des documents plus volumineux comme des rapports, articles, notices et manuels techniques, nomenclatures, brochures, documentation, livres, etc.

Le traitement de texte utilise des technologies familières aux informaticiens (imprimantes, écrans, supports de mémorisation, etc.), avec cependant des contraintes de qualité et de présentation auxquelles ils sont encore peu habitués.

Pour notre part, nous estimons qu’il est souhaitable qu’on dispose de la rigueur des méthodes utilisées dans le domaine informatique pour les études et la mise en place de procédures liées au traitement de texte, et plus généralement à la bureautique.

Jean-Paul de Blasis

Pourquoi un « spécial » traitement de texte?, janvier 1979